Atividade Legislativa - Proposituras - Íntegra

CÂMARA MUNICIPAL DE ITAPEVA
Palácio Vereador Euclides Modenezi
Avenida Vaticano, 1135 – Jardim Pilar – Itapeva – São Paulo – 18406-380
Secretaria Administrativa

Itapeva, 25 de agosto de 2022.

MENSAGEM N.º 83 /2022

Excelentíssimo Senhor Presidente da Câmara Municipal,

Excelentíssimos Senhores Presidentes das Comissões Permanentes,

Excelentíssimos Senhores Vereadores,

Venho pelo presente encaminhar a Vossas Excelências, para apreciação dessa Colenda Edilidade, o Projeto de Lei ora anexo que: “DISPÕE sobre o arquivo de documentos públicos produzidos no âmbito da Prefeitura Municipal de Itapeva.”

É sabido que o arquivo e a eliminação de documentos é prática comum e necessária ao bom funcionamento de órgãos: volume de papéis expedidos diariamente exige uma série de cuidados em seu arquivamento, sendo igualmente necessária a sua destruição. Esta pode ocorrer de forma natural, pela deterioração por conta do decurso do tempo; de forma direta, provocada por ato de autoridade competente e desde que observados os prazos legais estabelecidos, especialmente os preconizados pelo Conarq-Conselho Nacional de Arquivos.

Ao município é conferida a competência para legislar sobre assuntos de interesse local, pautando-se no teor do artigo 30, inciso I, da Constituição Federal de 1988; cabendo à Administração Pública, na forma da lei, a gestão de documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Para que haja a eliminação de documentos públicos, será necessária a autorização da instituição arquivística pública – posto o contido no artigo 9º da Lei Federal nº 8.159/1991, que trata sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O artigo 21 da mesma Lei ainda prevê a necessidade de edição de lei municipal para definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como sua gestão.

Portanto tal projeto se justifica, pois visa regulamentar o arquivo dos documentos públicos produzidos no âmbito da Prefeitura Municipal de Itapeva visando a organização, eficiência e publicidade dos vários procedimentos administrativos realizados por esta.

Ante o exposto, requer-se a este Legislativo a aprovação da presente propositura.

Certo de poder contar com a concordância dos Nobres Vereadores desta D. Casa de Leis, aproveito o ensejo para renovar a Vossas Excelências meus elevados protestos de estima e consideração.

Atenciosamente,

MÁRIO SERGIO TASSINARI

Prefeito Municipal

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PROJETO DE LEI Nº 187/2022

DISPÕE sobre o arquivo de documentos públicos produzidos no âmbito da Prefeitura Municipal de Itapeva.

O Prefeito Municipal de Itapeva, Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe confere o art. 66, VI da LOM,

Faço saber que a Câmara Municipal aprova e eu sanciono e promulgo a seguinte Lei:

Art. 1º. Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados na gestão dos documentos públicos como forma de garantir o acesso à informação por meio da gestão, do recolhimento e da preservação do patrimônio documental do município de Itapeva.

Art. 2º. São considerados documentos públicos todos os documentos produzidos na consecução das atividades-fim e atividades-meio, bem como, todos os processos, expedientes e demais documentos acumulados pela Administração Pública.

Art. 3º. Os documentos públicos de arquivo, em razão do valor das informações nele contidas, serão classificados para guarda temporária ou permanente na conformidade do disposto na Tabela de Temporalidade de Guarda de Documentos, contida no Anexo I desta Lei.

§ 1º - São documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades com atribuições de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública.

§ 2º A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica e, posteriormente, serão leiloados juntamente com outros bens inservíveis.

§ 3º Os documentos de guarda permanente são aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades com atribuições de arquivo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

§4º Todos os documentos produzidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Municipal até 1.988 deverão ser preservados de forma permanente, sejam avulsos ou compostos (dossiês, processos, prontuários, expedientes), até a análise da Secretaria Municipal da Cultura, quanto ao seu valor informativo, probatório ou histórico.

§5º Os procedimentos a serem adotados para análise e recolhimento dos documentos acumulados até 1.988 serão disciplinados por meio de Decreto Municipal.

Art. 4º. Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Guarda de Documentos, constante do Anexo I, a ser adotada nos órgãos da Administração Pública do Município de Itapeva, seguindo-se os critérios de guarda a seguir delineados:

I- Prazo de vigência é o intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos, legais e plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.

II- Prazo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Este campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido no trabalho de avaliação.

III- Prazo de precaução entende-se pelo intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Municipal.

IV- O prazo de arquivamento corrente indica o tempo que o documento permanece na Unidade produtora do documento.

V- O prazo de arquivamento intermediário indica tempo que o documento permanece no arquivo geral da Prefeitura, aguardando o tempo dos prazos prescricionais ou de precaução, antes da destinação final.

VI- A Guarda Permanente é indicada para os documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural.

VII- A Eliminação é o procedimento de destruição física daqueles documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.

Art. 5°. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento arquivístico que estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente, determina os prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município.

Parágrafo único. As inovações à Tabela de Temporalidade, constante do Anexo I desta Lei, necessárias à organização arquivística das Secretarias

que compõe a Administração Municipal, poderão se dar por meio de alterações ou acréscimos via Decreto Municipal.

Art. 6º. A eliminação de documentos no âmbito da Prefeitura Municipal de Itapeva ocorrerá depois de concluído o processo de seleção a ser conduzido pelo Arquivo Geral do Município, bem como autorizada pela Comissão de Avaliação de Documentos da Municipalidade, que aplicará a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública Municipal, aprovados por esta Lei.

§1º A Comissão de Avaliação de Documentos Públicos será instituída por meio de Portaria e deverá obedecer à seguinte composição:

I- 01 Representante da Procuradoria Geral do Município;

II- 01 Representante da Secretaria Municipal de Administração, com atribuições na Unidade de Arquivo de Documentos;

III- 01 Representante de cada uma das Secretarias Municipais que compõe a Administração Municipal.

§2º Os Representantes indicados na alínea "c", do parágrafo anterior, serão chamados a participar da Comissão quando identificados documentos da respectiva Secretaria e opinarão somente acerca da inutilização dos documentos inerentes ao órgão que representam, em verificação à aplicação da Tabela de Temporalidade constante do Anexo I.

§ 3º. O registro dos documentos a serem eliminados deverá constar de relação nominal especificando-se o número do documento ou processo, ano de cadastro, o assunto e nome do Interessado/Requerente, para fins de análise da referida Comissão de Avaliação de Documentos. (Anexo II)

§ 4º. Após obter a autorização para eliminação, o representante do Arquivo Geral do Município promoverá a publicação da referida relação na forma de Edital (Anexo III), no Diário Oficial Eletrônico do Município ou outro veículo de divulgação local, para fins de publicidade, indicando-se a data da provável eliminação, que deverá ocorrer em prazo não inferior a 30 dias.

§ 5º. Depois de eliminados os documentos indicados na planilha, lavrar-se-á o Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IV), que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo ser dado publicidade em boletim interno ou no Diário Oficial Eletrônico do Município, para fins de ciência de que a eliminação fora efetivada.

§ 6º. O Termo de Eliminação de Documentos será armazenado por tempo indeterminado, não sendo admitida sua eliminação, salvo após digitalizado e constatada a integridade do deste, observados os critérios dispostos no Art. 7º desta Lei.

Art. 7º. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei e nas legislações específicas, quando houver.

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, este poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto em regulamentação específica a ser realizada mediante Decreto.

§2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, quando houver, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, poderão ser eliminados.

§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.

§ 5º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, desde que contenha mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.

Art. 8°. Os documentos não especificados na Tabela de Temporalidade, produzidos pelas Secretarias Municipais, destinados a manutenção das atividades respectivas, deverão ser acondicionados junto ao responsável pela produção e eliminados anualmente.

Art. 9º. Os documentos constantes na Tabela de Temporalidade somente poderão ser eliminados após a análise e aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos Públicos.

Art. 10°. Esta Lei entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente a Lei Municipal n° 2.389/2006.

Palácio Prefeito Cícero Marques, 25 de agosto de 2022.

MÁRIO SÉRGIO TASSINARI

Prefeito Municipal

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Anexo II

Listagem de Eliminação de Documentos __/__

O representante do Arquivo Geral do Município de Itapeva, vem pela presente para solicitar aos membros dessa Comissão de Análise de Documentos do Arquivo Geral da Municipalidade, nomeados através da Portaria n° __/__, seja procedida a análise e, ao final, AUTORIZADA a eliminação dos documentos constantes a baixo:

Havendo documentos cuja eliminação esteja condicionada à apreciação do Tribunal de Contas do Estado, a Unidade Responsável pelo Arquivamento Corrente deverá certificar nos seguintes termos:

Local/Data/Assinatura

_______________ ____________________

Responsável pela Servidor Responsável

Seleção por acompanhar a

Nome/Assinatura eliminação

Nome/Assinatura

__________________________

Membro da Comissão e Análise de Documentos do Arquivo Geral da Municipalidade

Nome/Assinatura
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Anexo III

ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO DE ITAPEVA

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

N° (Indicar o número/ano)

O (A) Presidente da Comissão de Análise de Documentos do Arquivo geral da Municipalidade, designado pela Portaria n° __/__, publicada em __/__/__, de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° __/__, autorizada pelos(s) Diretor(es) do(s) Departamento(s) (nome completo/cpf), faz saber a quem possa interessar que a partir de __/__/__ (indicar o prazo para efetivação da eliminação), se não houver oposição, o (a) Sr.(a) (responsável pela eliminação) eliminará ___ documentos, sendo: (indicar o quantitativo de documentos indicado no Anexo I), do período de __ (conforme anexo I), da Secretaria/Departamento (indicar os órgãos/departamentos/secretarias acumuladores).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer ás suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão de Análise de Documentos do Arquivo Geral da Municipalidade, a retirada ou cópia de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

Local/Data

_________________ ______________________

Responsável pela Membro da Comissão

Seleção de Análise de Documentos Nome/Assinatura do arquivo geral da

Municipalidade

Nome/Assinatura

Anexo IV

ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO DE ITAPEVA

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

N° (Indicar o número/ano)

Aos ..... dias do mês de .............do ano de .........., o(a) (indicar o nome do órgão /entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta na Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o n°/ ano da listagem), aprovada pelo (a) titular do (a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n°(indicar o n°/ano do edital), publicado no (indicar o nome do período oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do (a) (indicar o nome do (a) órgão/entidade produtor (a) ou acumulador (a) dos documentos que foram eliminados).

Local e data.

_____________ ____________________

Responsável pela Servidor Responsável

Seleção por acompanhar a

Nome/Assinatura eliminação

Nome/Assinatura

______________________

Membro da Comissão

de Análise de Documentos do

Arquivo Geral da

Municipalidade

Nome/Assinatura

ANEXO I

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Informações gerais:

Prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos, legais e plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.

Prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Ente campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido ao trabalho de avaliação.

Prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva do Arquivo Municipal.

Prazo de arquivamento corrente: indica o tempo que o documento permanece na Unidade, junto ao produtor.

Prazo de arquivamento intermediário: indica o tempo que o documento permanece no arquivo geral da Prefeitura, aguardando o tempo dos prazos prescricionais ou de precaução/cautela, antes da destinação final.

Guarda Permanente: os documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos/selecionados, em sua totalidade, para guarda definitiva no Arquivo Geral, seguindo-se o assunto discriminado no mesmo documento do processo.

Eliminação: É o procedimento de destruição física daqueles documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.

Observação: campo destinado a registro da legislação que define prazos prescricionais ou outras informações que se julgar de relevante importância para registro.

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I- DOS DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ÁREAS DE TESOURARIA, CONTABILIDADE, LANÇAMENTO E ARRECADAÇÃO TRIBUTÁRIA

CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

CONTROLE DA EXECUÇÃO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

CONTROLE DA TESOURARIA

CONTROLE DA CONTABILIDADE

GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DÍVIDA ATIVA